По работе вам часто приходится писать людям из самых разных стран. Ваше сообщение должно быть четким, эффективным, профессиональным и легким для понимания любым человеком в любой точке мира.
Что я подразумеваю под «эффективным»? Что делает текст «эффективным»? Писать эффективно означает писать значимым образом, который даст вам желаемые результаты.
Почему в деловодстве важен деловой язык переписки
Чтобы создать хороший образ
Когда вы пишете своим коллегам, клиентам, клиентам и деловым партнерам, важно создать хороший образ себя и своей компании. Вы хотите, чтобы они хорошо думали о вас и вашей компании. Цель состоит в том, чтобы ваш читатель думал, что вы и ваша компания профессиональны, ответственны, умны и заслуживаете доверия.
Для достижения этой цели ваше письмо должно показать, что вы уверены в себе и хорошо информированы (ваша информация актуальна).
Звучать профессионально
Если вы говорите профессионально в своем бизнес-письме, читатель воспримет вас всерьез.
Хороший способ звучать профессионально — использовать в письме более формальный язык. Вы можете узнать, как это сделать здесь.
Чтобы сделать ваше сообщение понятным
В бизнесе вы можете иметь дело с людьми из разных стран и культур. Поэтому важно, чтобы ваше сообщение было четким, кратким (все сообщение касается главного) и простым для понимания.
Научиться эффективно писать в бизнесе несложно, но для этого нужно много практики. Давайте начнем с рассмотрения некоторых ошибок, которых следует избегать при написании делового письма.
10 ошибок делового английского, которых легко избежать
1. Использование языка текстовых сообщений
В наши дни мы все время используем наши телефоны для текстовых сообщений и обмена сообщениями. Иногда вы даже можете отправлять сообщения своим руководителям, коллегам и клиентам. Вероятно, для этого вы используете язык текстовых сообщений .
Хотя язык текстовых сообщений подходит для обмена сообщениями с друзьями и семьей, вам следует избегать его использования в бизнесе. Это связано с тем, что язык текстовых сообщений не использует стандартную английскую орфографию и словарный запас, а также часто использует сокращения (краткие формы) слов и фраз.
Например, вы можете написать что-то вроде этого:
Pls B there B4 6 pm. TY.
Pls означает «please [пожалуйста]», B означает «be [быть]», B4 означает «before [до]» и TY означает «thank you [спасибо]». Не все поймут это сообщение. Даже если ваш читатель понимает весь неформальный язык и аббревиатуры, это сообщение кажется вам ленивым или не заботящимся о том, чтобы казаться зрелым и профессиональным.
В бизнесе всегда используйте стандартную английскую орфографию и словарный запас, понятный каждому. Таким образом, это сообщение должно быть написано следующим образом:
Please be there before 6 pm. Thank you.
2. Формирование очень длинных предложений
Распространенной ошибкой является написание очень сложных предложений, длинных и трудных для понимания, с небольшим количеством знаков препинания или без них. Длинные и сложные предложения будут содержать много-много идей. Ваш читатель может быть не в состоянии понять каждую отдельную идею, если все они написаны вместе.
Пунктуация включает точки ( . ), запятые ( , ), вопросительные знаки ( ? ), восклицательные знаки ( ! ) и другие знаки, которые разделяют идеи, фразы и предложения. Вы всегда должны разделять свои самые важные мысли на отдельные предложения, используя правильную пунктуацию.
Вот пример слишком длинного и сложного предложения без знаков препинания:
We wish to inform you that the weather conditions are bad so our shipment will be late and now we are trying to get in touch with the logistics company to see what they can do to make sure the delivery comes on time therefore we hope it will not cause any problems for you.
[Мы хотим сообщить вам, что погодные условия плохие, поэтому наша поставка будет задерживаться, и сейчас мы пытаемся связаться с транспортной компанией, чтобы узнать, что они могут сделать, чтобы обеспечить своевременную доставку, поэтому мы надеемся, что это не создаст вам никаких проблем.]
Вы можете более эффективно переписать приведенное выше предложение, разбив его на три более коротких предложения и по возможности используя профессиональные слова. Вот пример того, как вы можете это сделать:
We are writing to inform you that our shipment has been delayed due to bad weather conditions. We are now working with the logistics company to speed up delivery. We apologize for any inconvenience.
3. Объединение многих идей в один абзац
Еще одна распространенная ошибка — включение слишком большого количества идей или тем в один абзац.
В приведенном ниже абзаце рассматриваются 3 разные темы:
You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress. The samples will not arrive in time for our sales launch next month. John is still waiting for your customer survey forms to write his report.
Вместо этого вы должны начинать новый абзац для каждой новой идеи или темы. Например:
You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress. (Этот абзац будет содержать дополнительную информацию о собрании.)
The samples will not arrive in time for our sales launch next month. (Этот абзац будет содержать дополнительную информацию об образцах.)
John is still waiting for your customer survey forms to write his report. (Этот абзац будет содержать дополнительную информацию об отчете.)
Если темы очень разные, вы можете написать три разных письма. Тогда каждое электронное письмо может быть посвящено отдельной проблеме.
4. Бесполезное повторение слов
Бесполезное повторение слов (когда повторять ничего не нужно) — еще одна распространенная ошибка в деловой переписке. Например:
The shipment has been delayed due to bad weather, but we are not sure when the shipment will arrive.
Вместо того, чтобы повторять «shipment», замените его местоимением «it». Например:
The shipment has been delayed due to bad weather, but we are not sure when it will arrive.
Вам не кажется, что это предложение звучит лучше? Это намного понятнее и лаконичнее.
5. Использование неполных предложений
Неполные предложения не имеют смысла и могут запутать читателя. Им будет интересно, что вы на самом деле хотите сказать. Например, это неполное предложение:
Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department.
[Так как мы планируем нанять новых сотрудников для нашего отдела обслуживания клиентов.]
Вы можете легко решить эту проблему, проверив, что вы не оставили ни одного предложения незаконченным.
Законченное предложение может выглядеть примерно так:
Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department, we will be able to handle more customers.
[Поскольку мы планируем нанять новых сотрудников в наш отдел обслуживания клиентов, мы сможем обслуживать больше клиентов.]
Если вам необходимы переводы професиональной и специализированной документации, мы советуем обращаться в бюро переводов, В Москве надежным и проверенным партнером является Альянс-Альфа. Здесь предлагают 40 языков перевода и полный ряд специализированных тематических направлений, гибкую ценовую политику и соблюдение согласованных сроков.
6. Слова с ошибками
Орфографические ошибки могут сделать ваш текст непрофессиональным. К счастью, их очень легко исправить.
Можете ли вы найти опечатку в примере ниже?
В этом году мы не ожидали, что получим столько заказов.
Верно, правильное написание «получать».
Вы можете легко избежать этой проблемы, используя средство проверки орфографии , встроенное в большинство программных приложений. Программы проверки орфографии обычно подчеркивают слова с ошибками красным цветом.
Некоторые средства проверки орфографии могут быть настроены на автокоррекцию, и слова с ошибками будут автоматически исправляться по мере ввода.
7. Путать единственное число с множественным числом
Очень распространенной ошибкой среди изучающих английский язык является использование формы единственного числа вместо формы множественного числа, и наоборот. Если вы говорите об одной вещи, вы должны использовать форму единственного числа, а когда вы говорите о нескольких вещах, вы должны использовать форму множественного числа.
Это часто бывает непросто, потому что во многих языках форма множественного числа не существует .
В следующем примере неправильно использовать форму множественного числа для слова «information [информация]». «Information» в совокупности относится к фактам об определенном предмете и не имеет формы множественного числа.
All the necessary informations you he needs are in this book.
[Вся необходимая ему информация есть в этой книге.]
В английском языке неисчисляемые существительные (например, water, coffee, information) и собирательные группы (например, information, work, personnel, money) считаются едиными единицами.
В отличие от исчисляемых существительных, их нельзя сделать множественным числом, добавив -s в конце слова. Они всегда обсуждаются в форме единственного числа, поэтому они используются с глаголами или местоимениями в единственном числе.
Правильное предложение должно быть:
All the necessary information you he needs is in this book.
В следующем примере неправильно использовать форму единственного числа слова «buyer [покупатель]» для обозначения более чем одного покупателя. «Buyer» — исчисляемое существительное, и, чтобы сделать его множественным, вы добавляете -s.
This year we had a record number of buyer.
[В этом году у нас было рекордное число покупателей.]
Правильное предложение должно быть:
This year we had a record number of buyers.
8. Исключение артиклей «a», «an» и «the»
Отсутствие «a», «an» и «the» является очень распространенной ошибкой среди изучающих английский язык. Это связано с тем, что статьи могут не существовать на других языках.
В английском языке эти 3 маленьких слова очень важны. Они используются, чтобы показать, имеете ли вы в виду конкретное существительное («the») или неопределенное существительное («a» и «an»).
Например, the dog описывает собаку, которую мы уже знаем. Мы оба знаем эту собаку, и вы знаете, о какой конкретно собаке я говорю. Однако a dog может быть любая собака во всем мире. Вы не знаете, о какой собаке я говорю, так что это неопределенно .
В следующем примере представьте, что ваш начальник представляет вас аудитору, о приходе которого уже говорилось. Не хватает двух артиклей. Знаете ли вы, какие из них и где они должны быть помещены в предложении?
This is auditor who will work with us for month.
Правильное предложение должно быть:
This is the auditor who will work with us for a month.
This is the auditor who will work with us for the month.
9. Изменение времен в середине предложения
Времена очень важны в английском языке, потому что они показывают время, когда произошло событие. Однако в других языках может использоваться меньшее количество времен или вообще не использоваться. Вот почему многим изучающим английский язык трудно понять времена.
В следующем примере предложение начинается с настоящего времени, а затем переходит в прошедшее время.
The project coordinator is (present) not in today because she was (past) feeling unwell.
Как правило, вам может быть проще просто использовать одно и то же время в одном предложении. Правильное предложение должно быть:
The project coordinator is (present) not in today because she is (present) feeling unwell.
10. Прямые переводы с вашего родного языка
Для изучающих английский язык очень распространена практика прямых переводов со своего родного языка, когда они говорят или пишут на английском языке.
Они думают на своем языке и слово в слово переводят свои мысли на английский язык.
В результате их письмо будет отражать (показывать) грамматику и структуру предложений их собственного языка, а не английского.
Помните, что каждый язык имеет свои собственные грамматические правила и структуры. Нет двух одинаковых языков.
Если вы примените грамматику своего родного языка к английскому языку, ваше письмо будет звучать очень странно, и ваш читатель может неправильно понять ваше сообщение.
Вот простое английское предложение, которое вы можете сказать, уходя с работы:
I’m going home now.
На корейском языке прямым переводом этого предложения будет:
I now home go.
На японском это будет:
Now house return.
Вы видите, как по-разному одно и то же предложение на английском языке выглядит на другом языке? Чтобы избежать прямого перевода с вашего родного языка, научитесь думать по-английски, когда пишете.
